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Come si effettua la conservazione delle fatture elettroniche pa

Come si effettua la conservazione delle fatture elettroniche pa

Il passaggio dalle tradizionali fatture cartacee alla versione elettronica rende possibile l’archiviazione di questi documenti con minore spreco di spazio. Per quanto riguarda le fatture elettroniche pa, esse sono obbligatorie ormai da lungo tempo, sono infatti disponibili dei programmi che ne permettono la gestione in ogni fase: dalla produzione fino alla conservazione. I software conservazione fatture elettroniche pa quindi in genere svolgono varie funzioni, tra cui anche quella di mantenere una copia di ogni fattura emessa e ricevuta nei rapporti con la pubblica amministrazione.

La legislazione in merito

Da sempre chi emette e riceve una fattura ha l’obbligo di mantenerne una copia per almeno 10 anni. Tale copia deve essere conforme a quanto previsto dalla legge, in modo che le fatture siano conservate in una versione non modificata né modificabile, quindi identica a quella ricevuta o inviata. Visto che oggi le fatture per i rapporti con la Pa devono essere in formato elettronico, c’è chi ritiene che sia sufficiente averne a disposizione una copia per seguire quanto previsto dalla legge. Per la conservazione fatture elettroniche pa è necessario invece avere a disposizione appositi software, visto che i documenti conservati devono contenere riferimenti che riguardano l’indice delle fatture e una marca temporale rilasciata da un ente certificato. Solo in questo modo la fattura elettronica conservata in un archivio, in azienda o sul cloud, ha il medesimo valore di un documento cartaceo con le apposite firme e marche da bollo, se necessarie.

Snellire il processo

Partiamo da un concetto di base: poter gestire le fatture completamente in versione elettronica è un importante vantaggio per le aziende. I documenti infatti non devono più essere stampati e conservati in ampi archivi: in alcune aziende di dimensioni da medie a grandi si è resa necessaria la creazione di archivi di dimensioni imponenti, che andranno via via a scomparire. La conservazione delle fatture elettroniche PA consente infatti di snellire ampiamente il processo, non solo dal punto di vista fisico, ma anche da un punto di vista generale; sono infatti disponibili software che consentono di gestire l’intero flusso della fatturazione elettronica, in ognuna delle sue fasi, dalla creazione o ricezione, fino alla conservazione secondo i termini e le forme di legge.

Cosa si intende per conservazione sostitutiva

Stiamo quindi parlando di un intero processo, che permette di identificare e segnare da un punto di vista temporale ogni singola fattura elettronica, anche in previsione di contenziosi o controlli futuri. Appare chiaro quindi che i software che permettono la conservazione delle fatture elettroniche pa devono anche consentire di applicare ad ogni documento gli appositi certificati che lo rendano non deteriorabile nel tempo. Questi certificati comprendono la marcatura temporale, così come la firma elettronica di tutte le aziende o i professionisti coinvolti. I file dei certificati verranno poi conservati in un database che potrà essere in cloud o in un archivio fisicamente presente in azienda, sottoforma di computer in grado di immagazzinare migliaia di dati.

Articolo publi-redazionale 

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