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Trasferta di lavoro dei dipendenti: definizione e gestione dei rimborsi spese

di Picchio News

27/10/2023 09:00

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Può capitare che all’interno delle aziende ci siano dei dipendenti o dei collaboratori in trasferta. In tale situazione, il lavoratore deve presentare richiesta di rimborso, in maniera tale da poter avere indietro quanto si è trovato ad anticipare. 

Il concetto di trasferta è di per sé piuttosto complesso. Interessa, pertanto, gli spostamenti che la persona realizza in via temporanea per esercitare la propria mansione presso confini diversi da quelli stabiliti a livello contrattuale.

Il documento da compilare è la cosiddetta nota spese, da opzionare secondo un formato cartaceo oppure digitale: a fornirlo è il datore di lavoro.

Alla nota spese il dipendente deve poi allegare la documentazione di tipo fiscale concordata tra le parti, la quale varia a seconda della tipologia di rimborso che è stata opzionata da parte dell’azienda.

Per una gestione ottimale dei rimborsi spese dei dipendenti in occasione delle trasferte di lavoro sempre più imprese si stanno avvalendo di uno strumento come il software nota spese, decisamente più pratico rispetto ad altre soluzioni quali carta e penna nonché fogli excel.

Questo tipo di opzione, infatti, permette di predisporre un modello quanto mai valido per le note spese dei dipendenti, mettendolo a disposizione della persona in maniera tale da agevolare le fasi di condivisione, compilazione, verifica e archiviazione.

In questo articolo vediamo cosa si intende esattamente per trasferta di lavoro dei dipendenti, analizzando come impostare in maniera ottimale per ambo le parti la gestione dei rimborsi spese.

Trasferta di lavoro: di cosa parliamo

La trasferta di lavoro è un concetto che parte a sua volta dalla definizione di un altro aspetto: la sede abituale di lavoro, qualcosa che individuare tende a rivelarsi tutt’altro che semplice.

Questo in virtù del fatto che è in genere da escludere il tragitto casa-lavoro che compie la persona e che non sempre la sede abituale di lavoro coincide con quella dell’azienda.

In ogni caso, va stabilita durante la fase di assunzione, sia per i dipendenti che per i collaboratori e gli amministratori, categorie per le quali la faccenda può presentare ulteriori complicazioni.

La sede di lavoro, in alternativa a quella dell’azienda, può essere costituita dal domicilio fiscale del lavoratore.

C’è poi un’altra distinzione da fare nel momento in cui si parla di trasferta di lavoro ed è quella tra spostamenti temporanei e permanenti: i primi sono oggetto di rimborso, i secondi no.

La trasferta, infatti, è sempre momentanea. Se invece lo spostamento tende a essere più duraturo si parla di trasferimento: una situazione che non comporta per il dipendente alcuna indennità.

Infine, lo spostamento può avvenire all’interno del territorio comunale oppure in quello extracomunale. La trasferta in ambito comunale influisce sulla formazione del reddito del lavoratore e non è tassabile in busta paga.

La trasferta extracomunale, invece, presenta una tassabilità variabile a seconda del tipo di rimborso prescelto e della tipologia di spesa in oggetto.

Quali spese sono rimborsabili?

Non tutte le spese sono rimborsabili. Vediamo quali sono quelle che rientrano all’interno di una simile categoria:

Rimborso chilometrico: è da considerare quando il dipendente si avvale di mezzi di proprietà per gli spostamenti.

- Noleggio di un’auto diversa da quella di proprietà.

- Pedaggi sulla rete autostradale.

- Biglietti di metro, tram, aereo, autobus.

- Ticket dei parcheggi.

- Costi legati all’alloggio.

- Costi legati a telefonia e connettività

Le spese rimborsabili, sostanzialmente, sono quelle che riguardano tre fattori: vitto, alloggio e trasporto.

Possono esserci, tuttavia, anche altri elementi da considerare. L’ideale è, in ogni caso, stipulare un accordo chiaro con i dipendenti, stabilendo anche le procedure attraverso cui stabilire e poi effettuare il rimborso.

Nota spese: il documento base in occasione della trasferta di lavoro

La nota spese è il documento che sta alla base di una trasferta di lavoro ed è presente all’interno dei vari tipi di rimborso. Si tratta di un modello che può essere fatto su carta, tramite foglio excel oppure attraverso un software apposito.

Quest’ultima soluzione è quella ottimale per via del fatto che consente di impostare una gestione integrata del documento, tanto per il dipendente che per l’azienda, in particolar modo per chi si occupa della parte amministrativa.

Ci sono dei dati che devono essere sempre indicati, a cominciare dai riferimenti dell’azienda (indirizzo, ragione sociale) e dai dati anagrafici di chi presenta richiesta di rimborso.

Va inoltre inserita la data di trasferta, la data in cui viene compilata la nota spese, le voci per cui è richiesto il rimborso: è indispensabile sottoscrivere l’importo di ognuna e poi predisporre l’importo totale.

Conclusioni

La nota spese è il documento base quando si parla di rimborso spese. I campi che abbiamo elencato durante la fase di compilazione sono quelli indispensabili, ma nulla vieta di aggiungerne di ulteriori.

Pertanto, la trasferta di lavoro è una situazione che richiede particolare attenzione a livello di gestione, questo perché sono da allegare, oltre alla nota spese, ulteriori documenti fiscali che attestano le spese sostenute.