cielo sereno (MC)
Documenti per il trasporto delle merci: quali sono e come si gestiscono
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Per poter trasportare merci bisogna rispondere agli obblighi di legge creando i documenti necessari. Le spedizioni devono essere accompagnate da alcuni file che attestano l’origine, la destinazione, il contenuto e le responsabilità. Accanto agli obblighi burocratici, l’obiettivo è quello di garantire trasparenza, tracciabilità e conformità.
Approfondiamo quali sono i documenti per il trasporto delle merci, come gestirli in modo corretto e perché la digitalizzazione sta facendo la differenza con i software per ddt.
I principali documenti per il trasporto delle merci
Le modalità di trasporto richiedono per legge l’utilizzo di documentazione specifica; alcuni sono assolutamente imprescindibili come il DDT, la lettera di vettura e certe volte le fatture.
Documento di trasporto (DDT)
Il documento di trasporto, abbreviato con l’acronimo DDT, è fondamentale in ogni spedizione. È stato introdotto per legge dal DPR 472/1996 e ha sostituito la vecchia bolla di accompagnamento. Il suo scopo è quello di giustificare il trasferimento da un soggetto all’altro. Accompagna la merce durante tutto il viaggio e deve essere conservato con cura; oggi molte aziende lo emettono in formato digitale.
Nel DDT devono essere riportati alcuni dati essenziali:
- Data di emissione e numero progressivo;
- Dati di mittente e destinatario;
- Descrizione dettagliata dei beni (quantità, tipo, peso);
- Causale del trasporto (vendita, conto visione, reso, lavorazione ecc.);
- Mezzo di trasporto e nominativo del vettore.
Fattura accompagnatoria
La fattura accompagnatoria è una sorta di documento ibrido che combina la fattura commerciale tradizionale e il DDT. È utile quando vendita e consegna coincidono nello stesso momento ma oggi il suo uso è diminuito, perché si utilizza la fatturazione elettronica dividendo i due file.
Lettera di vettura e CMR
La merce che si muove con trasporto stradale deve essere accompagnata da una lettera di vettura, sia su suolo nazionale che su territorio internazionale. All’interno del documento viene riportato il contratto tra mittente e vettore che certifica l’incarico di trasporto e la presa in carico della merce. Quando ci si muove fuori dell’Italia bisogna seguire la Convenzione CMR firmata a Ginevra nel 1956 e dovranno essere indicati:
- Dati di mittente, destinatario e vettore;
- Luogo di partenza e di destinazione;
- Natura, quantità e peso della merce;
- Istruzioni particolari per la consegna;
- Responsabilità e limiti di risarcimento.
Bolle doganali e documentazione internazionale
Quando si esporta o importa fuori dai confini dell’Unione Europea, la burocrazia si intensifica. In questo caso servono bolle doganali e una serie di documenti aggiuntivi. I principali sono:
- Documento di esportazione: certifica che le merci lasciano il territorio UE;
- Certificati di origine: attestano la provenienza del prodotto (richiesti da molti Paesi extra-UE);
- Documenti sanitari o fitosanitari, per prodotti alimentari o agricoli;
- Polizza di carico per il trasporto marittimo;
- Air Waybill per il trasporto aereo.
Come gestire correttamente i documenti di trasporto
Per gestire correttamente i documenti di trasporto bisognerebbe seguire queste buone pratiche:
- Centralizzare le informazioni. Con l’aiuto di un software gestionale si riescono ad avere tutti i documenti dati in un’unica piattaforma;
- Gestire la compilazione. Collegando ordini, anagrafiche clienti e documenti di trasporto, si riducono gli errori manuali e si velocizza l’emissione;
- Archiviare in sicurezza. Bisognerebbe conservare le copie digitali per almeno 10 anni per rispondere alle richieste della legge e facilitare le verifiche fiscali;
- Tracciare ogni spedizione. Si può fare collegando l’ordine ai tracking dei vettori così da monitorare lo stato della consegna.
Normativa di riferimento e obblighi legali
La documentazione di trasporto è regolata da un complesso quadro normativo che varia in base alla tipologia di merce e alla destinazione. In Italia, i principali riferimenti sono:
- DPR 472/1996, che disciplina il Documento di Trasporto;
- DPR 633/1972 (art. 21 e seguenti), relativo alla fatturazione;
- Codice Civile (artt. 1683–1696) per i contratti di trasporto;
- Convenzione CMR (1956) per il trasporto internazionale su strada;
- Regolamenti UE in materia di dogane e sicurezza delle merci.
I vantaggi della digitalizzazione nella gestione dei DDT
Negli ultimi anni la digitalizzazione ha fatto passi da gigante nel settore aziendale e anche in quello dei documenti di trasporto; il DDT viene spesso prodotto attraverso dei software specifici che offrono vantaggi quali l’efficienza, la tracciabilità, la sostenibilità e una migliore accessibilità.
Per gestire correttamente i documenti di trasporto dobbiamo assicurarci che ogni merce viaggi secondo le normative, con trasparenza e tracciabilità. È importante però comprendere come il futuro sia strettamente legato a soluzioni paperless e digitali.
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